Jak sprawnie przygotować dużą imprezę szkolną?

Przygotowanie dużej imprezy szkolnej wymaga od organizatorów wielu wysiłków. Poniższy schemat organizacyjny pomoże w sprawnym przygotowaniu uroczystości szkolnej lub środowiskowej.

1. Powołanie grupy osób zajmującej się zorganizowaniem imprezy, wybranie 1-2 koordynatorów całego przedsięwzięcia.

2. Spotkanie organizacyjne - dyrekcja, koordynatorzy, Rada Rodziców.

3. Przygotowanie miejsca imprezy

• Scena ........................................
• Nagłośnienie, sprzęt odtwarzający ........................................
• Przygotowanie miejsc na widownię – ławki +krzesła ................
........................................
• Przygotowanie dekoracji szkoły – dekoracji głównej, wystroju szkoły, podwórka, okien, bramy wejściowej
(osoby odpowiedzialne za przygotowanie i rozmieszczenie dekoracji) ........................................
• Przygotowanie stanowisk (zgodnie z potrzebami) np.

a) loteria fantowa ........................................
obsługa stanowiska ........................................
b) punkt medyczny ........................................
obsługa stanowiska ........................................
c) grill + ciasta ........................................ obsługa stanowiska ........................................
d) kiermasz podręczników ....................................... obsługa stanowiska ........................................
e) ławy + parasole ........................................

4. Zadania związane z promocją imprezy

• Przygotowanie plakatów ........................................
• Zamieszczenie informacji o imprezie w lokalnej prasie, na stronie internetowej szkoły
........................................

• Lista zaproszonych gości ........................................
• Przygotowanie zaproszeń ........................................
• Pozyskanie sponsorów ........................................
• Przygotowanie emblematów ........................................

5. Zadania związane z częścią artystyczną

• Przygotowanie scenariusza ........................................
• Występy klas –określenie tematyki .......................................
• Kolejność występów ........................................
• Obsługa nagłośnienia ........................................


6. Podziękowania za organizację imprezy

• Dyplomy dla klas ........................................
• Podziękowania dla sponsorów oraz innych osób wspomagających przygotowanie imprezy........................................

7. Materiały potrzebne do przygotowania uroczystości

• Kolorowy brystol na dekorację ........................................
• Papier na zaproszenia, dyplomy i podziękowania ........................................
• Zszywacz, taśmy klejące
• Artykuły jednorazowego użytku – grill + ciasta
• Inne wg potrzeb ........................................

Uwagi końcowe:

-przygotowania do imprezy szkolnej / środowiskowej należy rozpocząć z dużym wyprzedzeniem,
-ważna jest stała komunikacja między koordynatorami, a pozostałymi osobami zajmującymi się organizacją uroczystości,
-wszelkie ustalenia należy niezwłocznie przekazywać pozostałym osobom (np. zamieszczać na tablicy informacyjnej) w celu sprawnego prowadzenia prac,
-kontrolowanie na bieżąco postępów prac.