Wykaz działań; procedury zameldowania i wymeldowania grupy

GRUPA - ZAKRES CZYNNOŚCI :
a) ZWIĄZANYCH Z PRZYJĘCIEM ZAMÓWIENIA:
- zapoznajemy się z treścią zamówienia,
- wpisujemy dane w formularz rezerwacyjny,
- sprawdzamy możliwości realizacji zamówienia:
* sprawdzamy w grafiku rezerwacji możliwość rezerwacji pokoi (wymienić jakich, ile,) w terminie.....,
* wpisujemy dane w grafik rezerwacji
*sprawdzamy możliwość rezerwacji pozostałych elementów wynikających z treści zamówienia,
- rezerwujemy wszystkie zamówione usługi,
*sporządzamy kosztorys,
*przygotowujemy np. zaproszenie,
- sporządzamy i wysyłamy potwierdzenie rezerwacji (wraz z kosztorysem),
- ustalamy osobę, która będzie odpowiedzialna za pobyt grupy w hotelu,
-utrzymujemy stały kontakt z osobą zamawiającą usługi,
- informujemy odpowiednie służby hotelowe o przyjeździe grupy,
- przydzielamy i przygotowujemy jednostki mieszkalne (pozostawiamy listy powitalne oraz programy pobytu),
- przygotowujemy listę gości z przydzielonymi pokojami,
- przygotowujemy karty pobytu i karty meldunkowe
- przygotowujemy miejsce parkingowe/miejsce na wypakowanie bagaży,

b) ZWIĄZANYCH Z PRZYJĘCIEM I ZAMELDOWANIEM GRUPY:
- przygotowujemy miejsce parkingowe/miejsce na wypakowanie bagaży
- kierownik recepcji lub upoważniona przez niego osoba uprzejmie wita lidera grupy,
- pytamy czy była dokonana rezerwacja,
- pytamy na jakie nazwisko była dokonana rezerwacja,
*prosimy o dokument potwierdzający rezerwację (voucher)
- sprawdzamy zgodność szczegółów rezerwacji,
- ustalamy sposób zameldowania grupy,
- kierownik recepcji lub upoważniona przez niego osoba uprzejmie wita uczestników,
- zameldowanie:
* prosimy dokumenty tożsamości,
*goście wypełniają/uzupełniają karty meldunkowe (procedura zameldowania wraz z dostarczeniem bagaży do pokoi nie powinna trwać dłużej niż 20 minut),
*wpisujemy dane do księgi meldunkowej,
* oddajemy dokumenty tożsamości,
* wręczamy karty pobytu oraz klucze do pokojów,
- przekazujemy grupie najważniejsze informacje ( ...),
- proponujemy pomoc przy wniesieniu bagaży
- wypisujemy i wręczamy zawieszki na bagaże,
- życzymy gościom miłego pobytu,
- wręczamy liderowi grupy listy z przydzielonymi pokojami (rooming list) i informujemy go o tym , że nie należy dokonywać żadnych zmian w pokojach bez wiedzy recepcji,
- udzielamy informacji liderowi grupy: gdzie można umieszczać codzienne wiadomości dla grupy lub w jakim pomieszczeniu mogą się spotykać,
- życzymy liderowi miłego pobytu,
- zaznaczamy w stosownej dokumentacji przyjazd grupy,
- otwieramy rachunek grupy,
- informujemy odpowiednie służby o przyjeździe grupy,

c) ZWIĄZANYCH Z POBYTEM GRUPY:
+realizacja usług objętych zamówieniem
- nadzorujemy realizację usług wynikających z zamówienia (wymieniamy działami),
+realizacja usług nie objętych zamówieniem
- codzienne czynności służby pięter,
- udzielamy wszelkich informacji na temat usług świadczonych przez hotel oraz zachęcamy do skorzystania z oferowanych usług,
- przekazujemy informację i korespondencję,
- przyjmujemy ewentualne skargi i reklamacje,
- spełniamy życzenia gości,
- pomagamy w nagłych wypadkach,
- świadczymy usługi dodatkowe,
- świadczymy usługi bagażowe,
- rezerwujemy i realizujemy usługi zamówione w trakcie pobytu,
- rezerwujemy i realizujemy ewentualne usługi poza hotelem,
- prowadzimy rachunek grupy,
- prowadzimy ewentualne rachunki indywidualne,
- zapewniamy ewentualny depozyt rzeczy wartościowych,
- zapewniamy stały, nieograniczony kontakt z recepcją,

d) ZWIĄZANYCH Z WYMELDOWANIEM GRUPY:
-przekazujemy służbie pięter dokładną informację o planowanej godzinie wyjazdu uczestników; informujemy bagażowego o konieczności pomocy przy zniesieniu bagaży do środka transportu,
- uprzejmie witamy lidera,
- pytamy czy lider jest zadowolony z pobytu i oferowanych usług,
- witamy grupę (pozostałych uczestników) z uśmiechem, stojąc, używamy zwrotów grzecznościowych,
- pytamy czy grupa jest zadowolona z pobytu i oferowanych usług,
- uzyskujemy od służby pięter informację o zwalnianych pokojach (pokoje mogą być sprawdzone w obecności lidera grupy),
- prosimy lidera grupy, aby dopilnował zwrotu kluczy i przypomniał o uregulowaniu rachunków indywidualnych,
*ustalamy zakres płatnych usług,
*ustalamy formę rachunku i formę płatności
* przedstawiamy rachunki indywidualne do akceptacji,
*odbiór kluczy,
*uiszczenie rachunków indywidualnych,
- ustalamy zakres płatnych usług, z których skorzystała grupa
- ustalamy formę rachunku i formę płatności (lub przypominamy, że wystawimy fakturę i prześlemy na adres rozliczającego pobyt),
- przedstawiamy rachunek do akceptacji,
*jeżeli płatność na miejscu: wystawiamy fakturę, wręczamy liderowi,
- odbieramy klucze od uczestników,
*rozliczenie rachunku,
- lider podpisuje voucher,
- wręczamy materiały informacyjne wszystkim uczestnikom,
- dziękujemy za skorzystanie z usług naszego hotelu,
- zapraszamy do ponownego skorzystania z usług hotelu,
- żegnamy gości,
- życzymy miłej podróży,
- zaznaczamy w stosownej dokumentacji wyjazd grupy,
- informujemy odpowiednie służby o wyjeździe grupy,
- wysyłamy fakturę ( oraz voucher)
- wysyłamy podziękowanie dla organizatora za skorzystanie z usług hotelu ... w formie listu,
*zamykamy rachunki indywidualne,
- zamykamy rachunek grupy,


GRUPA

a) PROCEDURA ZAMELDOWANIA - CHECK IN:
- przygotowujemy miejsce parkingowe/miejsce na wypakowanie bagaży
- kierownik recepcji lub upoważniona przez niego osoba wita lidera grupy: uśmiechając się , stojąc, używając zwrotów grzecznościowych,
- pytamy czy była dokonana rezerwacja,
- pytamy na jakie nazwisko była dokonana rezerwacja,
*prosimy o dokument potwierdzający rezerwację (voucher)
- sprawdzamy zgodność szczegółów rezerwacji,
- ustalamy sposób zameldowania grupy,
- kierownik recepcji lub upoważniona przez niego osoba wita uczestników stojąc, uśmiechając się, używając zwrotów grzecznościowych,
- zameldowanie:
* prosimy dokumenty tożsamości,
* goście wypełniają/uzupełniają karty meldunkowe (procedura zameldowania wraz z dostarczeniem bagaży do pokoi nie powinna trwać dłużej niż 20 minut),
* oddajemy dokumenty tożsamości,
* wręczamy karty pobytu oraz klucze do pokojów,
- przekazujemy grupie najważniejsze informacje ( ...),
- proponujemy pomoc przy wniesieniu bagaży
- wypisujemy i wręczamy zawieszki na bagaże,
- życzymy gościom miłego pobytu,
- wręczenie liderowi grupy listy z przydzielonymi pokojami (rooming list) i informujemy go o tym , że nie należy dokonywać żadnych zmian w pokojach bez wiedzy recepcji,
- udzielamy informacji liderowi grupy: gdzie można umieszczać codzienne wiadomości dla grupy lub w jakim pomieszczeniu mogą się spotykać,
- życzymy liderowi miłego pobytu,
- zaznaczamy w stosownej dokumentacji przyjazd grupy,
- otwieramy rachunek grupy,
- informujemy odpowiednie służby o przyjeździe grupy,


GRUPA

b) PROCEDURA WYMELDOWANIA - CHECK OUT:
-przekazujemy służbie pięter dokładną informację o planowanej godzinie wyjazdu uczestników; informujemy bagażowego o konieczności pomocy przy zniesieniu bagaży do środka transportu,
- witamy lidera z uśmiechem, stojąc, używamy zwrotów grzecznościowych,
- pytamy czy lider jest zadowolony z pobytu i oferowanych usług,
- witamy grupę (pozostałych uczestników) z uśmiechem, stojąc, używamy zwrotów grzecznościowych,
- pytamy czy grupa jest zadowolona z pobytu i oferowanych usług,
- uzyskujemy od służby pięter informację o zwalnianych pokojach (pokoje mogą być sprawdzone w obecności lidera grupy),
- prosimy lidera grupy, aby dopilnował zwrotu kluczy i przypomniał o uregulowaniu rachunków indywidualnych,
*ustalamy zakres płatnych usług,
*ustalamy formę rachunku i formę płatności
* przedstawiamy rachunki indywidualne do akceptacji,
*odbiór kluczy,
*uiszczenie rachunków indywidualnych,
- ustalamy zakres płatnych usług, z których skorzystała grupa
- ustalamy formę rachunku i formę płatności (lub przypominamy, że wystawimy fakturę i prześlemy na adres rozliczającego pobyt),
- przedstawiamy rachunek do akceptacji,
*jeżeli płatność na miejscu: wystawiamy fakturę, wręczamy liderowi,
- odbieramy klucze od uczestników,
*rozliczenie rachunku,
- lider podpisuje voucher,
- wręczamy materiały informacyjne wszystkim uczestnikom,
- dziękujemy za skorzystanie z usług naszego hotelu,
- zapraszamy do ponownego skorzystania z usług hotelu,
- żegnamy gości,
- życzymy miłej podróży,
- zaznaczamy w stosownej dokumentacji wyjazd grupy,
- informujemy odpowiednie służby o wyjeździe grupy,
- wysyłamy fakturę ( oraz voucher)
- wysyłamy podziękowanie dla organizatora za skorzystanie z usług hotelu ... w formie listu,
*zamykamy rachunki indywidualne,
- zamykamy rachunek grupy,